Baja el Nivel de Interdependencia.
Fomenta el Aislamiento
Es importante ya que es una herramienta necesaria para lograr transmitir mensajes con eficacia.
Además de tener permanencia y puede ser fuente de consulta.
La Comunicación escrita tiene dos niveles:
El Fondo: Consiste en el uso correcto de los signos de puntuación y de la estructura gramatical.
La Forma: hace referencia principalmente a la letra y también a la presentación visual de la correspondencia
La
comunicación escrita específicamente la redacción le facilita al
informático dar su trabajo en una forma objetiva, racional y con un
objetivo para poder comprender las ideas tales como son, entonces es así como la comunicación escrita permite el desarrollo de los informáticos.
La
escritura es la representación de palabras o ideas por medio de
símbolos gráficos. La invención de la escritura representó para la
humanidad una adquisición revolucionaria, pues
gracias a ella los hombres pudieron comunicarse con sus semejantes a
distancias superiores a las que permitía el alcance de la voz humana,
pero a la vez edificar también sociedades más complejas.
La comunicación se basa en la forma de transmitir y recibir mensajes, es así como la comunicación ha ido avanzando cada vez más. Después de todo esto hemos aprendido que el hombre ha sido muy inteligente al haber inventado la comunicación escrita; ya que a través de esta, se ha podido mantener y promulgar la información.
Características de la Comunicación escrita.
Podemos
hablar de la claridad como una cualidad de la comunicación escrita que
es la distinción con que percibimos las sensaciones por medio de los
sentidos o las ideas y todo esto por medio de la inteligencia.
Es
decir, escribir con un pensamiento transparente, comprensible, directo
con los conceptos bien digeridos. La claridad es la exposición limpia,
correcta, es redactar un texto entendible sin que de lugar a dudas.
Es
la obligación o necesidad imprescindible que fuerza a ejecutar una
cosa. Determinación, exactitud rigurosa, puntualidad, concisión. Tal ves
la brevedad y precisión en la expresión de los conceptos obligándonos a
emplear únicamente las palabras que sean precisas y necesarias para
expresar lo que queremos, es decir, expresar nuestros pensamientos con
el menor número de palabras bien estructuradas.
En
el compendio de aspectos de un texto pero no de todos sino únicamente
de lo mas importante, de las parte más esenciales. La síntesis se
realiza en base a las ideas principales del texto y con nuestras propias
palabras.
Con
esto nos referimos a utilizar la lengua más usual o mas habitual.
Escribir con nuestro propio vocabulario sin rebuscamientos en el modo de
proceder.
Tratar
con atención y respeto a la persona a la cual le redactamos, lo cortés
no quita la sencillez, la cortesía es parte de la educación y por lo
tanto debemos de tenerla muy en cuenta.
Formatos más Usuales en la Comunicación Escrita en la Administración.
Antes
que nada debemos definir el concepto de CARTA: es el papel escrito por
medio del cual se comunican dos personas, para tratar un asunto
determinado. De acuerdo a su presentación y propósito, las cartas se
distinguen unas de otras, por las características que cada una de ellas
adquiere según el grupo al que pertenece. Nosotros nos vamos a referir
específicamente a la carta comercial.
La
carta comercial es la representación de una sociedad o establecimiento
comercial, se dirige a similares para tratar asuntos de negocios. Se
distingue por el membrete comercial diseñado por la negociación, los
colores y en ocasiones los diseños que en el papel carta se imprimen.
Generalmente se escribe a máquina y con tono amable y respetuoso.
Hay
normas dentro de la correspondencia que exige que las cartas tengan una
correcta presentación y distribución de los elementos que las
componen.. Véase el modelo No. 1 y modelo No. 1 bis que contienen el
esquema y ejemplo de una carta comercial al anexo e este trabajo.
Cabe mencionar enseguida, cada una de las partes que componen el esquema de la carta comercial:
Membrete.
Inscripción impresa en la parte superior del papel de escribir que
indica el nombre, domicilio y ciudad en donde se encuentra la persona,
negocio o sociedad que remite la carta. Lugar y Fecha. Se forma del nombre de la ciudad y estado donde se remite la carta, del día, mes y año en que se escribe.
Destinatario. Nombre, domicilio y lugar de la persona a quien se remite
la carta. Se le ubica abajo del lugar y fecha, en el margen izquierdo
superior como lo muestra el esquema respectivo.
Vocativo. Saludo anterior al texto. Su colocación es abajo y en
dirección vertical del margen del destinatario. Al finalizar su
escritura se escriben dos puntos.
Texto. Llamado también cuerpo de la carta. Consiste en el desarrollo
del asunto a tratar en la masiva. Se sugiere iniciarlo con una
introducción y finalizar con una conclusión. Despedida. Frase final de la carta. Se utiliza la adecuada de acuerdo al tipo de comunicado. Antefirma. Contiene el lema comercial, la denominación del negocio o la razón social. Firma. Elemento que se forma de dos partes: nombre y apellidos de la persona que escribe y la rúbrica correspondiente. Cargo. Se refiere al puesto que desempeña la persona que suscribe la carta y se ubica debajo de la firma. Anexos. Si al documento se adjunta otro, es conveniente especificarlo en la parte inferior; abajo del cargo.
Otros Datos. No siempre se utiliza esta parte, sólo cuando se requiera
que el contenido de la carta llegue a otras personas por medio de
copias. Se ordena por jerarquías y se utiliza la abreviatura c.c.p. (con
copia para...).
Referencias Finales. Como medida de control de la correspondencia, en
la esquina inferior izquierda, deberán anotarse con letras mayúsculas
las iniciales del nombre del que suscribe, separarlas por una diagonal,
como u otro signo; de las persona que escribe la carta.
En
la correspondencia el memorándum es la comunicación breve que se
utiliza para recordar un asunto o dar indicaciones simples. El nombre
común de este escrito es memorándum, pero se acepta el término
memorando. En plural el término es memorándums, memoranda o memorandos. Es informal y nunca se debe utilizar para sancionar a una determinada persona.
La
mayoría de las oficinas oficiales, ordenan la impresión de su formato
en tamaño media carta. En él aparecen el membrete y la palabra
MEMORANDUM ubicada en la parte central superior del papel. Su redacción
es sencilla y breve, sólo se anota el asunto cuando el texto es extenso,
la fecha ese puede escribir abreviada; no lleva vocativo, se usa la
despedida “Atentamente”, es interno. Algunos de los asuntos rutinarios
que se tratan el memorándum pueden ser las indicaciones de tareas para
un subordinado, nota de asuntos a tratarse en reuniones de trabajo,
anotación de compromisos, recordatorios de las actividades a realizarse
durante el día, etc.
Los elementos de memorándum son los siguientes:
Membrete La palabra memorándum centrada Asunto; que es un breve resumen de lo que contiene el texto Fecha Dirección Texto Despedida Antefirma Firma Referencias finales.
Algunos
de los elementos arriba citados se omiten cuando el memorándum consigna
casos de poca trascendencia. El asunto, por ejemplo, puede excluirse en
exposiciones muy cortas; la antefirma no es necesaria cuando el
frecuente trato ha establecido confianza entre los corresponsales y
rutina en los tramites; la dirección se reduce en muchos casos al nombre
del destinatario, etc.
Recordamos que la utilización del memorándum es interna, es decir, sólo dentro de la empresa.
Sírvase observar el Modelo No. 2 del anexo para ver un ejemplo de memorándum.
La
circular es el escrito que se emplea para comunicar simultáneamente un
mismo asunto a varias o a numerosas personas, a quienes interesa por
igual.
La
circular es documento que por igual se emplea en la tramitación de los
asuntos oficiales y mercantiles. Debe por lo tanto, adecuar su estilo a
las normas ya establecidas para la redacción del oficio y de la carta
respectivamente, ya que de estos escritos solo difieren las circulares
en ser comunicaciones colectivas.
Los elementos que componen a la circular son:
Membrete La palabra circular centrada en la parte superior del papel Número o clasificación ; este elemento se anota inmediatamente después de la palabra circular. Asunto; que es un breve resumen de lo que contiene el texto Fecha Dirección; nombre o designación de los destinatarios. Texto Despedida Antefirma Firma Referencias finales
La circular puede ser interna y externa.
Sírvase observar el modelo No. 3 del anexo de este trabajo para un ejemplo claro de una circular.
EL recado o memoparte
es la manifestación mas elemental de la comunicación escrita en el
contexto administrativo. En él se sienta un mensaje breve, claro,
objetivo y conciso que no da lugar a dudas.
Su
estructura responde a la necesidad de un comunicación rápida, mediante
la cual el receptor puede actuar en razón del contenido . por su
naturaleza, el memoparte
es escrito, es corto, bien estructurado, no puede restarse a equívocos,
pues estos originan consecuencias muy graves. Se describe en papeles
pequeños. Adopta la especie de orden, instrucción, sugerencia, acuerdo,
información. Un ejemplo muy representativo es la anotación de la
secretaria para informar a su jefe la reseña de una conversación
telefónica.
Sírvase observar el modelo No. 4 del anexo de este trabajo para un ejemplo claro de un memoparte.
La
minuta es un documento escrito de la naturaleza informa que hace las
veces de acta, solo que con una redacción muy breve y escueta que
servirá de base para elaborar, cuando sea indispensable, el acta forma.
Consigna el desarrollo de la reunión, el nombre de los participantes y
la síntesis de sus proposiciones, así como la relación de acuerdos que
tomaron los asistentes y los asuntos que fueron rechazados. Contiene
también la relación de asistentes, la hora y lugar de la celebración y
el objetivo de la reunión.
El
agrupamiento de las minutas en un expediente para archivo, recibe el
nombre de minutario. Con esta misma denominación en forma extensiva se
llama también al conjunto de piezas postales (cartas, documentos e
información escrita que tiene destino externo), así como a la
correspondencia interna, cartas, memorados, memopartes
y otros, cuyas copias se ordenan cronológicamente y en orden progresivo
de referencia, a fin de que se conozca el movimiento de documentación
escrita en un determinado periodo y se puedan hacer consultas en
función de la fecha de expedición.
La
referencia es una palabra que antecede a un número secuencia para
contar con información que permita identificar la documentación escrita.
El formato del encabezado de un texto puede apegarse al siguiente modelo:
Minuta de la sesión de trabajo. Lugar de la reunión (despacho del director x). Fecha de la sesión (día, mes y año). Relación de asistentes (nombre y puesto de los participantes).
Objetivo
de la reunión: concluir sobre las ventajas y desventajas para cerrar la
operación de compraventa con x proveedor que ofrece x equipo. (Se
numeran las intervenciones, señalando en cada una el nombre del
participante y las conclusiones a las que se van llegando).
Sírvase observar el modelo No. 5 del anexo de este trabajo para un ejemplo de la minuta.
El
acta es el documento formal escrito, donde se protocolizan los asuntos
tratados en una reunión y en el que se registran las intervenciones de
sus participantes, para dejar constancia por escrito, de la forma en que
fueron planteados. En un documento en el cual se asientan los hechos
sobresalientes de una reunión.
Contiene,
entre otros, los datos siguientes, básicos: ciudad, hora, fecha (día,
mes y año), lugar (calle, número y colonia), nombre del organismo,
relación de asistentes, objeto de la reunión, orden del día y narración
breve, sintética y objetiva de lo acontecido, señalando el nombre de los
que intervienen y el asunto que se va a tratar, así como la forma en
que lo exponen; relación secuencial de los acuerdos y resoluciones
tomadas y finalmente, señalamiento de la hora en que termina la reunión.
Se
da fe del acta (firma ya sea del presidente de la asamblea o sesión, y
del secretario que lo asiste o en caso de no haberse hecho éstas
asignaciones, las firmas de los asistentes).
Cuando
el acta es privada y no se levanta por un funcionario que tenga fe
pública, es necesario de testigos de asistencia, que den fe bajo su
firma.
Por disposición de algunas leyes, determinadas actas deben constar en libros especiales autorizadas para el efecto.
El siguiente ejemplo muestra un modelo usual que comúnmente es utilizado para las actas:
En
la ciudad de _______, siendo las _____ horas del día _____ del mes
________ del año _____, y en el local que ocupan las oficinas de
_________, ubicado en________ del edificio número ______ de la calle
__________; colonia _________, se reunieron los señores:
___________________, con el carácter, respectivamente, de
______________, previa cita (o convocatoria) que se expidió __________,
para el tratamiento del asunto siguiente: _______________. En uso de la
palabra, el señor _________ manifestó _______________ (relación de
hechos).
Registro de la intervención sucesiva de otras personas.
Determinación que se adopta, en su caso.
Para
finalizar, el señor __________, que actúa como secretaria, dio lectura
al acta, misma que fue aprobada en sus términos por los comparecientes,
que firman al margen y alcance de este instrumento para constancia de su
conformidad.
Los
informes son comunicados que pueden variar desde lo más simple hasta
aquel que cubra requisitos más formales, ambos tienen como propósito el
ayudar a las personas a comprender el ambiente de la institución a la
cual pertenecen o tienen algún vínculo, de igual manera son el material
que ayuda a funcionarios para la toma de decisiones.
Antes
de redactar cualquier informe se debe tener en cuenta primeramente:
¿Quién lo va a hacer? Y ¿Qué uso va a tener?. Los lectores podrían ser:
colegas técnicos, especialistas en actividades técnicas relacionadas.
Gerencia de línea, administradores y/o profanos (todas las personas que
no entran en las anteriores categorías).
Los
posibles usos son para: uso inmediato, servir como base para emprender
una acción. Establecer la prioridad sobre un descubrimiento, estimular
el interés, reservarlo para uso futuro.
De una manera general podemos decir que existe dos tipos de informe: el Informe Administrativo y el Informe Científico.
El
informe administrativo es el instrumento típico de comunicación
ascendente, descendente y/o horizontal, que se emplea en el sector
interno de las organizaciones l hacia fuera de estas.
Estos
informes pueden ser emitidos en forma periódica (cada mes, cada años,
etc.) o de forma esporádica, respondiendo a la necesidad de información
de un superior. Este comunicado no es muy extenso, por lo general es
concreto y objetivo, prevaleciendo la claridad y veracidad, informando
los acontecimientos ocurridos y llegando a una conclusión por parte del
que emite el informe y posiblemente se emita también una sugerencia de
solución al problema, si es que existe.
En el anexo final de este trabajo se encuentra el esquema general de un informe (Modelo No. 6).
Este
tipo de informe se caracteriza por ser detallado y por lo general
extenso, por lo que consta de varias partes para lograr su cometido.
El
informe científico se emplea dentro del ámbito de la ciencia y
particularmente en los sectores educativos para la difusión de métodos
de investigación y resultados de investigaciones para que puedan ser
sometidos a juicios públicos.
En
su redacción deben de emplear un lenguaje sencillo, las exposiciones
deben ser objetivas y se deben eliminar toda gama de adjetivos que
pudieran inducir a la aceptación de una tesis o de una teoría.
Se
entiende por oficio, la forma de correspondencia que sustituye a la
carta en las oficinas del gobierno y en ciertas instituciones como.
sociedades, sindicatos, clubes y otras.
El oficio se diferencia de la carta, o sea de la forma usada en la correspondencia comercial, en los siguientes puntos:
En
una serie de conceptos o datos llamados generalmente referencias
iniciales o cuadro clasificador, que contienen estos datos: nombre de
la dependencia que gira el oficio, departamento y sección que lo
tramitan, número del escrito en orden progresivo y clasificación del
expediente.
En un elemento denominado asunto, que sintetiza el contenido del
oficio, para facilitar a las personas que expiden o reciben este
documento, enterarse rápidamente del contenido del mismo. Por tanto, la
síntesis que se hace en el asunto debe ser clara precisa y breve, pues
la falta de estas cualidades lo invalida, y no llena el objetivo a que
está destinado.
En que sustituye en el elemento que contiene el nombre, las
expresiones: señor, señora o señorita, por la de ciudadano o ciudadana
abreviados, en singular C. y en plural CC., dentro de los oficios del
gobierno, o compañero o compañera, en los sindicatos o clubes. En que se suprime el vocativo, generalmente afectuoso, que siempre figura en las cartas.
En que, al final, y después de la frase o término de despedida, se
escribe el lema oficial del gobierno, o de la institución respectiva.
El lema oficial del gobierno es SUFRAGIO EFECTIVO. NO REELECCIÓN que
debe figurar en toda correspondencia exterior, es decir, la que gira
entre personas u oficinas de diferente dependencia y que no dependan de
la que expide el oficio.
En que la jerarquía o categoría del firmante se escribe antes de su
nombre. Por ejemplo: El Oficial Mayor, y, separándolo con cuatro
interlíneas, el nombre del firmante.
El membrete, impreso o escrito en máquina, como en la carta, en el punto 15.
Las referencias iniciales o cuadro clasificador, contiene el nombre de
la dependencia que gira el oficio, departamento y sección que lo
tramitan, número del escrito en orden progresivo y clasificación del
expediente. Se escriben generalmente en el punto 40 de la escala.
El asunto, que sintetiza el contenido del oficio, para facilitar a las
personas que expiden o reciben este documento, enterarse rápidamente del
contenido del mismo. Se escribe también en el 40, separado de las
referencias por cuatro interlíneas
La fecha, que comprende: ciudad, estado, día, mes y año. Se inicia en
el punto 40 y separada por dos o cuatro interlíneas del asunto.
El destinatario, que comprende tres partes: el nombre de la persona a
quien se dirige, el cargo, el domicilio y el lugar de su residencia,
anteponiendo a éste el código postal. Separado de la fecha por cuatro
interlíneas. Los antecedentes del oficio que se contesta, escritos en el 40 separados por dos interlíneas del destinatario. El texto o cuerpo del oficio, entre los márgenes 50 y 75. La despedida, escrita en los puntos 25 ó 40. El lema, escrito en el punto 40. La antefirma, en el punto 40. El nombre del firmante, en el punto 40. Los datos finales: anexo, c.c.p. y referencias, como en la carta; pero escritos en el margen 20.
ESTRUCTURA O DISTRIBUCIÓN
Los
márgenes generalmente empleados en los oficios son de 20 por 75; pero
pueden también ser equidistantes, como en la carta (15 por 70).
La altura del oficio, como en la carta, debe estar en relación con la
extensión mecanográfica del dictado que va a transcribirse, o del texto
de que se trate.
Las sangrías para iniciar párrafos pueden ser de cinco o diez espacios
en blanco, según se escriba a una o a dos interlíneas, respectivamente.
Algunos tipos de oficios son:
Oficio
de Correspondencia Exterior. Se denomina de correspondencia exterior,
porque el oficio se dirige a una persona ajena a la dependencia que
remite el oficio.
Oficio
Inicial de Correspondencia Interior. Se le llama inicial, porque con él
se principia el trámite de un asunto; es de correspondencia interior,
porque tanto el firmante como la persona a quién se dirige, pertenecen a
una misma dependencia.
Oficio
de Respuesta, de Correspondencia Interior. Se le llama de respuesta,
por referirse a un asunto ya iniciado; en estos casos siempre debe
indicarse el antecedente, en le lugar de las referencias iniciales.
Oficio
con Párrafos Clasificados. Significa que el oficio se refiere a varios
asuntos, y que, para mayor claridad, cada uno se trata en un párrafo
especial, que se inicia con un título apropiado.
Oficio
de Inserción de Texto. Quiere decir, que dentro de las ideas que se
exponen en el texto del oficio, se intercala literalmente, una parte o
un todo, de otro escrito. La cita literal debe encerrarse entre
comillas y destacarse.
Para
observar el formato general y un caso práctico de este documento,
sírvase pasar al modelo No. 7 y 7 bis respectivamente en el anexo de
este trabajo.
Es
un documento escrito que tiene la finalidad de agilizar las reuniones y
en el que se detallan los asuntos sobre los cuales se va a hablar o
puntos que se trataran durante las mismas. Sirve para formalizar un
secuencia o tratamiento en un orden determinado de los asuntos sobre los
que se intercambiaran puntos de vista. Evita la dispersión temática,
facilita la disciplina y centra la atención en los asuntos
trascendentes.
Sírvase observar el modelo No. 8 del anexo de este trabajo para un ejemplo claro de la orden del día.
El
telegrama recibe también el nombre de mensaje, y se transmite por
hilos telegráficos, en comunicaciones terrestres en un misma ciudad o
país, o en un mismo continente. Sí la comunicación es transoceánica se
le denomina cable o cablegrama, y mensaje inalámbrico o radiograma según
se transmita por radio o por medio de telegrafía sin hilos.
Por
tratarse de comunicaciones cuyo precio establecen la clase de
servicios, la distancia y el número de palabras que las integran, se
redactan en dos diferentes lenguajes: elíptico y enclítico.
Elíptico:
Omite todas las voces - proposiciones, artículos, pronombres- que no
sean absolutamente indispensables a la correcta interpretación de la
idea.
Enclítico: Del latín enclíticus, y este del griego enklitikus,
inclinado. Dijese de la parte de la oración que se liga con el vocablo
precedente y forma con él una sola palabra, como los pronombres
pospuestos al verbo.
En
esta clase de comunicaciones es indispensable anotar el servicio que se
desea: ordinario, urgente. Esta palabra se escribe después de la
palabra telegrama.
Ordinario: El telegrama se transmite en el orden en que se deposita.
Urgente: A este servicio se le da preferencia sobre el ordinario y el valor de la cuota es el doble.
Sírvase observar el modelo No. 9 del anexo de este trabajo para un caso de telegrama.
El curriculum
vitae es un escrito que enumera los rasgos que identifican a un
individuo y describen su historia personal, seleccionados en razón de su
relación con algún propósito determinado. El curriculum vitae habrá de incluir:
Los
datos fundamentales que sirven para la identificación y localización de
su titular, como nombre, fecha de nacimiento, domicilio, estado civil,
etc.
La mención de los logros, realizaciones y actividades más importantes
de su historia personal, siempre seleccionados en razón de su
significación para un propósito determinado.
Se hará un recuento de todos los hechos más significativos y valiosos para persuadir a los destinatarios del curriculum
vitae de que su pretensión o deseo están sólidamente fundados. Toda la
información anterior puede agruparse en los apartados que a continuación
se mencionan:
Datos
Personales de Identificación. Son los datos y características que
identifican a una persona y le sitúan en un entorno cronológico,
geográfico y cívico. La lista subsiguiente enumera los principales datos
identificativos:
Nombre y apellidos. Fecha de nacimiento. Sexo. Nombre del padre y de la madre Profesión o actividad principal. Estado civil. Número de hijos Domicilio habitual Domicilio accidenta. Teléfono. Altura, peso y otras señales corporales.
De
estos datos se mencionarán aquellos que el interesado juzgue más
pertinentes en cada supuesto. En todo caso se facilitarán el nombre y
los apellidos y una dirección para contactos posteriores. Títulos, Diplomas y Grados Académicos Obtenidos. El curriculum
vitae ha de informar sobre la altura cultural y los conocimientos
generales o específicos de su titular. Una de las principales medidas
(no la única) de este equipaje intelectual son los grados y títulos
académicos obtenidos. Estos documentos a los que nos referimos son los
obtenidos tras cursar en centros oficiales o privados reconocidos, un
ciclo de enseñanzas establecido según las leyes vigentes y tras superar
satisfactoriamente las pruebas y exámenes que reglamentariamente se
fijan.
Historia Profesional. Es la descripción ordenada de la trayectoria o
historia profesional en sus diferentes facetas y realizaciones. En lo
que concierne a personas con larga historia profesional como las cargos y
empleos desde el comienzo de actividades y fecha de cese de dichas
actividades, la denominación del puesto o empleo, el nombre y
características de la entidad donde cumplió la actividad profesional.
Idiomas. En cada lengua se especificará el grado de dominio que se ha
alcanzado respecto de cada uno de sus aspectos funcionales, que son: la
comprensión (traducir), conversación (hablar) y redacción (escribir). Referencias. En el curriculum
vitae se pueden añadir, e incluso es conveniente hacerlo, algunas
referencia, o sea, nombre y direcciones de otras personas a quienes
podrían dirigirse los destinatarios del curriculum vitae. Firma. Que le da la certeza de que los datos mencionados son reales y verdaderos.
